项目经理 是否越来越多地使用软件和第三方应用程序集成来简化任务, 减少简单错误, 消除那些会分散你对更重要的责任的注意力的繁杂工作——那些需要有人情味的工作. 顶部 项目管理软件 公司已经工作许多自动化工具套件的产品, 让项目领导和他们的团队几乎无缝地采用最新的特性. 对于拥有越来越多的项目管理自动化工具的从业者来说, 挑战不仅在于知道何时以及如何使用这些功能，还在于知道何时不使用这些功能.

今天你的增强未来

实际上，所有的顶级项目管理工具都吹嘘某种形式的自动化，声称可以帮助团队扩展他们的工作, 增加可预测性, 加强沟通, 消除不必要的管理任务.

这些原生解决方案不是由人工智能或机器学习驱动的, 尽管公司正在以其他方式将这些功能整合到他们的平台中. 这里讨论的自动化工具是使用基于规则的条件模板构建的，其潜在情况和解决方案仅限于程序的功能. 的最基本的、非基于gui的版本 机器人过程自动化 (战)系统, 它们仅限于自动化软件的功能, 不复制或操纵信息. (要做到这一点，需要外部开发和脚本来完成.)因此，虽然RPA可以用于将数据从一个系统传输到另一个系统，然后执行一个功能——就像它在应收账款系统中自动创建发票一样——项目管理软件自动化用于简化系统的各个部分, 通过在解决子任务时更新任务状态或在流程的特定点将问题分配给特定团队成员等操作.

例如, LiquidPlanner 使用调度引擎，该引擎根据项目优先级计算任务完成情况, 工作量, 分配的资源. 在团队开始工作之后, 该软件根据工作量或项目范围的任何变化调整截止日期.

同样的, Wrike 是否有内置的自动化引擎通知用户即将到来的截止日期，并将已完成的任务转移到后续阶段. 该公司还提供广泛的可定制目录 模板, 哪个“允许任何级别的用户创建自动化规则?,Kuleen Mehta说, Wrike的AI/ML首席产品经理. “不需要编码的经验.”

最普遍的项目管理平台， Atlassian的 Jira, 提供一个包含数十个预构建规则的扩展库，这些规则可以用作新项目的模板. 对于那些想从头开始的用户, 有一个简单的, 无代码表单，允许用户自定义自己的规则.

我们采访了几位项目经理，他们都有自己的看法 Jira 自动化的想法. 讨论项目管理自动化的新方向, 他们告诉我们哪些任务自动化程度最高，哪些责任应该留给人类.

仔细看看:Jira自动化

2019冠状病毒病大流行扩大了对易于使用的远程协作工具的需求，并为项目管理软件公司提供了提高产品采用率的新机会. Atlassian已经在努力摆脱Jira作为一个综合体的名声, 不直观的工具，学习曲线对普通用户来说太陡, 自动化已经成为这一努力的重要组成部分.

2019年10月，Atlassian收购了Code Barrel，然后整合了该公司的热门服务 Jira的自动化 将于2020年3月导入其云服务. 2021年发行的 Jira工作管理 是试图重塑Jira，一个以软件开发和 IT服务管理, 为其他团队和部门提供一站式服务, 比如市场营销, 人力资源, 金融, 和设计.

自动化的构建块非常简单:Jira自动化规则由 触发器、条件和操作. 选择触发器:这是启动规则的事件(“when”)。. 选择一个条件:这是规则继续运行必须满足的需求(“if”)。. 选择一个操作:这是通过执行一个特定的任务(“然后”)来执行规则的操作。.

触发器, 条件, 操作使用户能够为重要但繁琐的实践创建简单的自动化规则. 一个这样的Jira自动化示例是在父任务的所有子任务完成后关闭父任务. 手动执行, 这个过程是为了每张未完成的票而操纵Jira, 检查每个任务和子任务的状态, 跟进每一个相关的人, 然后标记和结束父母的问题-可能是一个很大的时间消耗.

而不是, 用户可以从Atlassian的库中选择自动规则，并指示Jira在规则完成后发送电子邮件. 只要团队成员在完成子任务时标记它们, 父项将自行完成并关闭.

像这样的自动化规则可以使工作流程对项目经理更有效，对开发人员更透明. 只要标记了子任务，问题就会自行更新和关闭, 这样团队成员就有更多的动力来跟上他们的工作状态.

“我在日常站立会议中遇到的最大痛点之一是开发者没有更新他们的任务状态,” 会长Patricio Tillard他是阿根廷科尔多瓦的Toptal项目经理. “现在, 只要他们继续在更细粒度的层面上移动, 我知道母卡也是最新的.”

为贝尔格莱德驻塞尔维亚Toptal项目经理 尼娜德约科维奇然而，事实证明，这一规则效率低下. 她说，在很多情况下，“所有子任务的总和并不是一个完整的任务. 总有别的事情要做,导致她不得不重新打开已关闭的任务，以便在再次手动关闭它们之前对它们进行跟踪.

这些来自该领域的相反经验揭示了一个重要的教训:每个团队和每个项目经理都需要在实现自动化规则之前完全了解他们的产品和工作流程. 如果不是这样，那些旨在节省时间和减少麻烦的功能最终可能会起到相反的作用.

自动化在哪里最有用

最好的Jira项目自动化解决方案是那些保持任务移动和沟通“真正无缝”的解决方案, 透明的, 和最新的,蒂拉德说. “你不需要改变整个流程来实现自动化, 但是当你可以去掉那些小而乏味的东西, 你的团队将获得不同类型的生产力.”

位于科罗拉多州科罗拉多斯普林斯的Toptal项目经理 迈克尔·里达 同意. 像Tillard, 他更喜欢使用自动化来简化与完成工作报告相关的流程, 专门针对开发人员. “我希望开发人员专注于开发软件，”他说. “我不希望他们必须完成一个故事，然后报告他们已经完成了这个故事.”

Tillard为他的开发人员自动提醒，使事情变得更容易:“我们有一个自动询问你的清单, “你有没有发表与这个故事有关的文件?? 你的拉取请求完成了吗? 你的合并?’”

除了减轻日常任务报告的挫败感, 自动化可用于简化创建更广泛的问题和修复文档的过程. “无论何时你都可以将文档任务从开发人员身上解脱出来,蒂拉德说, 他们总是会跟你击掌.”

他的开发团队自动化了流程中的一个步骤，该步骤要求为代码问题和错误修复创建全面的文档, 然后结合自定义JavaScript将数据从Jira移植到预构建的模板中 融合.

通过这种方式，自动化的使用可以帮助支持知识转移和共享. 如果你能把好的文档和写得好的用户故事结合起来, Tillard说, 另一个团队可以接你的班, 你已经解决了大部分的沟通问题. 可能会有一些挥之不去的问题，但总体情况是这样的.”

自动化还可以帮助改善工作小组之外和团队之间的沟通. 自动状态更新, 检查清单, 文档流程“将可能不是每天并肩工作的团队联系在一起,蒂拉德说. 服务台的票证可以与软件端的票证“同步”. So, 如果一个团队将卡片移动到代码评审, 服务台代理看到状态正确映射到他们自己的工作流.”

自动化的局限性

像Jira这样的自动化功能是特定的和依赖于情况的. 尽管 对自动化和人工智能日益增长的担忧 削减劳动力, 这种类型的自动化不会使项目管理工作消失, 它只会改变人们完成这些工作的方式. 根据 麦肯锡 & 公司, 而只有5%的职位可以完全自动化, 在大多数职业中，近三分之一的特定任务可以自动化. 虽然有很多项目管理任务适合自动化, Jira和其他程序所能吸收的东西是有限的. 要自动执行的规则必须是具体且定义良好的. 总得有人知道这个项目, 这个团队, 并且产品足够好，以一种有益的方式设置自动规则.

精明的项目经理也知道利用他们的人际技能的重要性. 虽然现在有机器人可以处理某些依赖于人际交流的任务，比如日常站立，但我们采访的项目经理都警告不要使用它们. “任何时候，当你开始考虑用自动化取代一些互动的时候,瑞达说, “我觉得你失去了一些东西.”

有效的自动化应该在不消除创造性解决问题的机会的情况下改进流程, 建立人际关系, 创新思维. Wrike的梅塔说:“我们的目标是通过自动化繁琐或重复的工作来节省时间. 我们想解放项目经理，让他们专注于最有价值的东西, 有创意的, 以及他们工作中的人际关系方面.”